최근과 같이 경기 불황의 조짐이 드러나는 시기에 기업들은 내부를 들여다 볼 수밖에 없고, 그 결과로 발견한 불필요한 비용에 대한 긴축은 불가피할 것이다. 이러한 긴축의 과정을 어떻게 하면 기업의 역량에 악영향을 주지 않는 방향으로 진행해 나갈 것인지는 기업의 성패에 아주 중요한 사항이라고 볼 수 있다.

결국 조직의 방향성을 재설정해 업무의 우선순위를 정하고, 인적자원이 역량을 발휘할 수 있도록 불필요한 잡무와 비용을 제거하는 노력이 필요한데, 이를 현장에 적용하는 것에 많은 기업들이 어려움을 겪고 있는 것이 현실이다.

솔루션을 이용한 ‘기업 비용 관리’
4차산업혁명의 시대를 살고있는 우리에게는 ‘IT 솔루션’이라는 꽤 신박한 선물이 주어진다. 특히 인적자원의 효율적 재분배를 위해 적극 활용해야 할 IT 솔루션이 있다면 바로 ‘기업 비용 관리’다.

기업을 운영하면 아주 작은 소액부터 큰 계약단위의 규모까지 반드시 비용이 발생하는데, 보통은 사용 금액에 대한 영수증, 세금계산서 등을 발행하고 그것을 증빙 삼아 결의서를 작성한다. 하지만 직원의 외근이 많거나 소소한 지출 빈도가 높은 경우 수많은 영수증을 일일이 관리해야 하고, 영수증을 잃어버리면 그나마도 경비로 인정받기 어렵다. 솔루션을 활용한다고 해도 법적 효력을 위해 일일이 영수증을 첨부해야하는 불편함 역시 있었다. 회계 담당자도 영수증을 하나하나 확인하고 기록해야 한다. 결국 절세를 위한 증빙 업무들이 결국 소모적인 잡무로 인해 효용성이 낮아 진다.

기업 비용 관리 솔루션 비즈플레이
이러한 불편을 없애주는 경비 지출 관리 솔루션으로 가장 주목 받는 것이 바로 비즈플레이(bizplay)다.
비즈플레이를 사용할 경우 법인카드 사용시 실시간 영수증과 상세내역이 기록되며, 온라인으로 예약한 교통편이나 숙박요금 등도 놓치지 않고 기록된다. AI 자동 용도 추천 기능이 있어 경비를 사용한 직원이 지출결의서를 올리는 데 1분도 소요되지 않는다. 더불어, ERP가 연동돼 자동 전표가 생성되므로 회계담당자의 단순 반복작업이 사라진다. 임원 및 관리자는 법인카드 사용내역을 한 번에 확인하고 모든 지출 데이터를 자동분석한 50여 가지 보고서를 확인할 수 있다. 이를 통해 과다 지출된 항목, 부서별, 프로젝트별 경비 분석 등을 한눈에 확인하고 명확한 자금계획을 세울 수 있다.

또한, 증빙 서류 보관의 불편함이 완벽하게 해결된다. 현재 세법으로 인정되는 증빙자료인 세금계산서, 현금영수증, 신용카드 매출전표는 실물로 5년 동안 보관해야 한다. 하지만 비즈플레이는 카드사 EDI 연동으로 데이터를 전송받기 때문에 법적 증빙 효력이 발생한다. 기타 영수증의 경우 사진으로 찍어 첨부하면 원본 진위여부를 검증하고 공인전자문서보관소에 보관하므로 실물 영수증 보관이라는 골칫거리를 단번에 해결할 수 있다.

독보적인 연동 인프라
비즈플레이(주)는 2016년 8월 비즈플레이 경비지출관리 서비스를 처음 출시했다. 이후 경비지출관리 업무를 더 편리하고 효율적으로, 그리고 각 기업 규모 및 환경에 최적화할 수 있도록 하기 위해 지속적으로 서비스를 고도화 해왔다. 또한, 특허 18건, 프로그램 저작권 42건 등 국내 최다 경비지출관리 지식재산권을 보유할 만큼 독보적인 기술력을 자랑한다. 이 때문에 고객이 요청한 다양한 기능을 무리없이 구현할 수 있는데, 실제로 매년 200건 이상의 기능 업데이트를 진행하고 있다.

비즈플레이의 가장 큰 장점은 강력한 시스템 연동이다. 국내 17개 전 카드사와 글로벌 3대 카드사가 연동되어있고 실시간으로 카드사의 데이터와 연동이 가능하여 경비처리 시 실물 영수증을 수집, 보관할 필요가 없는 것이다. 또한, 600여 기업과 ERP 및 그룹웨어 연동 경험이 있어 고객이 어떤 시스템을 사용하든 어려움 없이, 맞춤형으로 연동이 가능하다. 그리고 ERP사 및 금융기관과 제휴, 연동을 위한 표준 모델 제공으로 어려움 없이 연계가 가능하다.

합리적인 가격으로 부담을 줄여
비즈플레이 솔루션을 활용해 비용 절감과 업무 효율 향상이라는 목표에 달성한 기업 사례가 축적되면서 솔루션 도입을 문의하는 기업이 꾸준히 늘고 있다. 현재 비즈플레이의 솔루션을 적용해 업무 혁신을 시도하는 대기업과 공공기업은 2,800여 곳, 중소기업은 3만여 곳이다. 이로써 비즈플레이는 기업 내 민감 정보인 지출 관리와 회계정보를 믿고 관리할 솔루션으로 크게 도약했다는 대외적 평가를 받고 있다.

비즈플레이는 강소기업을 위한 Lite 상품부터, Standard, premium, 공공기관에 특화된 public, 대형/대기업을 위한 구축형 enterprise 상품까지 기업 규모와 환경에 맞는 다양한 상품을 제공한다.

가격도 합리적이어서 Standard 상품의 경우 기본 사용자 20명에 월 36만원, Premium 상품은 기본 사용자 50명에 월 60만원으로 이용할 수 있다. 기본 사용자 외 추가 인원에 대해서는 인당 6,000원씩만 추가로 받고 있어 비용 부담을 줄일 수 있다.

Lite 상품의 경우는 온라인으로 결제 정보만 등록하면 바로 사용할 수 있고, 그 이상 상품의 경우 담당 전문 컨설턴트가 배정되어 1:1 맞춤형으로 빠르게 도입할 수 있도록 지원하고 있다.